Ein Bankumsatz ohne Beleg ist selten Zufall — meist ein vergessener Anhang, eine verlegte Quittung oder eine Rechnung, die nie ankam. Glattgebucht findet die Lücke, sucht zuerst selbst und formuliert erst dann eine Nachfrage an den Lieferanten. Versendet wird nie ohne Ihre Freigabe.
Jeder Bankumsatz wird gegen vorhandene Belege abgeglichen, inklusive wiederkehrender Zahlungen wie Miete oder Abos.
Beleg-Postfach, E-Mail-Anhänge und falsch abgelegte Dateien werden durchsucht, bevor eine Nachfrage überhaupt formuliert wird.
Erst wenn nichts gefunden wird, entwirft der Agent eine Mail an den Lieferanten. Versendet wird ausschließlich nach Ihrer Freigabe.
Ohne ordnungsgemäße Rechnung nach § 14 UStG (in Österreich sinngemäß § 11 UStG) ist der Vorsteuerabzug gefährdet — bei 200 Belegen im Monat fällt eine fehlende Position oft erst bei der Umsatzsteuervoranmeldung auf. Jede Nachfrage und jede Antwort landet zudem im GoBD-Protokoll, nachvollziehbar für die Kanzlei.
Die Position bleibt offen und sichtbar; der Agent erinnert, erstellt aber keinen Eigenbeleg auf eigene Faust. Ob ein Eigenbeleg infrage kommt, entscheiden Sie oder Ihre Kanzlei.
Nein. Externe Mails an neue Empfänger laufen auf keiner Automatikstufe automatisch — das gilt unabhängig von der erreichten Vertrauensstufe.
Die Postfach-Suche prüft auch falsch zugeordnete Dateien und Anhänge, bevor eine Nachfrage entsteht.
Der Ablauf ist gleich; die rechtliche Grundlage unterscheidet sich leicht. Details für Österreich und die Schweiz stehen auf den jeweiligen Länderseiten.
Glattgebucht